アポスティーユとは何か
現地法人の設立など、会社オーナーが日本にある場合、その登記簿謄本に「アポスティーユをつけて」公証人経由で商業登記裁判所に提出する必要がある場合があります。「アポスティーユを取得する」などとも言います。（ご参考「ドイツ会社設立の手続き」）
では、「アポスティーユ Apostille」とは何なのでしょうか？
まず、外務省のサイトによる説明は以下の通りです：
「『外国公文書の認証を不要とする条約（略称：認証不要条約）』（1961年10月5日のハーグ条約）に基づく付箋（＝アポスティーユ）による外務省の証明のことです。提出先国はハーグ条約締約国のみです。アポスティーユを取得すると日本にある大使館・（総）領事館の領事認証があるものと同等のものとして，提出先国で使用することができます。」（引用終わり）
日本もドイツもハーグ条約加盟国ですので、アポスティーユを用いた書類の認証が可能です。
会社設立実務におけるアポスティーユ
次に、会社設立（現地法人の設立）の実務に合わせて説明します。国をまたいでも文書の正統性が認められるようにするためのものですので、以下のような文書について、アポスティーユを取得する必要が出てきます。
アポスティーユをつけて、提出する書類の主な例
- 親会社の登記簿謄本・ドイツ語訳
- ドイツ現地の代表者に対する設立委任状
日本の公証役場から言われてしまう困ったこととその対策
しかし、いざ日本の公証役場に行くと、「公証役場は私文書しか認証できないので、公文書である登記簿謄本にアポスティーユをつけることはできない」と言われてしまいます。そのため、認証してもらえるように別の文書を出します。
日本公証人連合会のサイトによい説明があります：
「会社の登記事項証明書や個人の戸籍事項証明書は、公的機関が作成した公文書ですから、公証人は認証することができません。公文書は発行した公的機関自身が認証すべきものだからです。
では、どうしたらいいか。
それは、嘱託人が当該登記事項証明書等を外国語に翻訳し、その翻訳した人が、「自分は日本語と当該外国語に堪能であり、添付の公文書の記載内容を誠実に翻訳した。」旨を記載した宣言書(Declaration）を作成して署名し、この文書に外国語訳文と登記事項証明書等とを添付した上、その宣言書を公証人に認証してもらえばいいのです。
この宣言書自体は、公文書ではなく、私人が作成した私文書、つまり私署証書であり、公証人が認証することができるのです。」（引用終わり）
上述の「別の文書」とは「宣言書 (Declaration)」のことでした。宣言書は私どもで作成しまして、日本の公証役場に持参していただきます。この例の中にある翻訳人ではなく、会社代表者に署名をしてもらうこともあります。